Wie können Unternehmen mithilfe von Microsoft Excel zum Verwalten von Listen
Ein großer Einsatz von Excel, dass Unternehmen häufig übersehen wird List-Management. Sie können eine Liste der lokalen Kontakte aus Ihrer Industrie-und Handelskammer oder von einer Fachzeitschrift zu kaufen. Was meinst du mit der Liste zu tun? Hier sind ein paar Tipps zur Verwendung von Excel, um Ihre Liste zu verwalten.
Sind die Vor-und Nachnamen in der gleichen Spalte? Excel verfügt über eine einfache Möglichkeit, die Namen zu trennen.
- Legen Sie einfach zwei neue Spalten neben dem Namen Spalte (wählen Sie die zwei Spalten, die rechte Maustaste und wählen einfügen.)
- Wählen Sie alle Namen in der Spalte, die Sie wünschen sich zu trennen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Daten, und klicken Sie auf den Text in Spalten-Taste.
- Wählen Sie durch Leerzeichen getrennt ein und klicken Sie auf OK.
Müssen Sie Ihre Liste zu sortieren? So sortieren Sie auf eine einzelne Spalte, einfach in der Spalte klicken und das AZ-Taste auf der Daten-Ribbon-Bar. Wenn Sie auf mehr als eine Spalte sortieren möchten, auf die Art Button und wählen Sie dann die Spalte, die Sie wünschen, nach der sortiert. Weiter unten auf der Liste, bis Sie alle Spalten für die Sortierung ausgewählt haben. Hinweis: Wenn Sie eine frühere Version von Excel sind, werden Sie auf drei Ebenen der Art begrenzt werden. Achten Sie auf leeren Zeilen oder Spalten in Ihrer Art Bereich wie diese Teile Ihrem Arbeitsblatt Ursache wird nicht sortiert werden.
Ein großer Einsatz von Excel mit Listen wird der Filter-Funktion. So aktivieren Sie die Option Filter einfach auf die Schaltfläche Filter auf dem Data Multifunktionsleiste klicken. Excel wird ein Pfeil nach unten neben jedem Ihrer Spaltenüberschriften statt. Sie können sich auf einen einzelnen Wert-Filter oder weitere ausgereifte mit Ihrem sortieren. Zum Beispiel, wenn Sie auf Text-Daten-Filterung, verwenden Sie die Text-Filter-Optionen für Wörter, die mit einem Buchstaben beginnen. Ich mag das “Contains”-Option. Zum Beispiel habe ich eine Spalte, wo die Leute über unsere Kurse zu hören, sagt. Da dieses Feld ist eine kostenlose Formular ausfüllen, werden sie in allen Arten von Datentypen. Ich kann das “Contains”, um alle Datensätze für CCAR oder eine andere Organisation zu finden.
Wenn Sie mit Zahlen arbeiten, können Sie die numerische Filtermöglichkeiten, um Werte, die über oder unter einem bestimmten Betrag zu finden. Das gleiche Filter würde zu Zeitpunkten gelten. Verbringen Sie einige Zeit experimentiert mit Filter-Optionen und finden Sie heraus, wertvolle Informationen über Ihre Liste.
Eine gute Option mit Excel 2007 und höher ist das Entfernen von Duplikaten. Vor dem Erstellen einer Mailing-Label oder eine andere Form der Kommunikation, werden Sie wollen, um Duplikate zu entfernen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie Ihrer Tabelle haben vor dies zu tun Funktion. Auf die Daten-Menü ist ein Duplikate entfernen drücken. Sie werden gefragt, welche Felder Sie Excel nach Duplikaten suchen wollen. Seien Sie vorsichtig mit diesem. Wenn Sie Vor-und Nachnamen sagen, haben Sie zwei John Smiths. Fügen Sie ein weiteres Feld für die Klärung. Wenn Sie mehrere Kontakte auf eine Adresse haben, möchten Sie vielleicht nur ein Stück von E-Mail an den Ort zu gelangen. Sie können Duplikate basierend auf Adresse und Stadt zu entfernen.
Sobald Sie Ihre Liste gereinigt, können Sie Microsoft Word, um Buchstaben oder Adressetiketten erstellen. Es gibt einen Assistenten in Word, die Sie durch diesen Prozess begleitet. Verwenden Sie die Registerkarte Sendungen und der Seriendruck starten drücken. Dann wählen Sie Step-by-Step-Seriendruck-Assistenten. Die größte Vorsicht ich dir geben kann ist sicher zu sein, um auf die Schaltfläche, alle Felder aktualisiert, wenn Sie auf Hinzufügen der Adresse blockieren Schritt zu gelangen, sagt klicken. Hier sehe ich die meisten Menschen schief gehen mit ihren übergeht.
Ein weiteres nützliches Tool mit Listen ist die Pivot-Tabelle Tool, das unter der Registerkarte Einfügen zu finden ist. Sie können eine Pivot-Tabelle zu den bestehenden Arbeitsblatt oder ein neues Arbeitsblatt hinzuzufügen. Verwenden Sie das Diagramm auf der rechten Seite und beginnen mit einer einfach-Tabelle, indem Sie, was Sie als Zeilen und welche Werte Sie anzeigen möchten angezeigt werden soll. Ich habe ein Arbeitsblatt, das ich alle meine persönlichen Abzüge halten für steuerliche Zwecke. Ich liste jeder Scheck, den ich schreibe und die Menge und den Abzug Typ. Durch die Auswahl der Abzug Typ wie mein Zeilenüberschriften und die Höhe wie das Feld möchte ich zusammenfassen, bekomme ich eine einfache Liste mit meinen Abzüge (Spenden, Zinsen, Versicherung, usw.) und den Gesamtbetrag für die der Vorsteuerabzug.
Sie können detailliertere mit Ihren Tisch, indem ein Filter-oder Spaltenüberschriften. Es ist eine Pivot-Tabelle genannt, weil Sie Felder bewegen können und sich eine andere Sicht auf Ihre Daten. Ich ermutige Sie, mit dieser Funktion als eine große Analyse-Tool zu spielen.
Wie Sie sehen können, ist Excel ein großes Werkzeug für die Arbeit mit Listen. Weitere Informationen zur Verwendung von Excel, besuchen Sie unsere Website Machen Sie Excel arbeiten